就業規則

 

労務リスクに備えて就業規則の整備を 


就業規則は、「会社の憲法」とも言われ、10名以上(パート含む)の社員を雇用した場合、労働基準監督署に作成、届け出する義務があります。 10名未満の会社については、就業規則の作成、届け出義務はありませんが、就業規則に準ずるものを作成する事が望ましいとされています。

 

就業規則の基本的な構成要素

 

第1章  総則

第2章  人事

      採用・試用期間・移動・休職・退職・定年・解雇     

第3章  勤務

      勤務時間・休憩・休日・時間外および休日勤務・休暇・出退勤

第4章  服務規律

第5章  安全衛生および災害補償

第6章  賞罰

      表彰・懲戒

別規定   賃金規程・メンタルヘルス規程・旅費規程・育児介護休業規程・車両管理規程・慶弔規程・退職金規程など       

就業規則Q&A

 

総則

Q:総則の部分の中で通常の就業規則で「この就業規則に定めない部分については、労働基準法、その他の法令に定める所による」とありますが、なにか問題はありますか?

A:この条文を入れる事により、他の法律による会社に課せられる努力義務なども従業員に約束してしまう事になります。削除しておく方が良いと思われます。

 

Q:社員別の適用範囲を明確にしていないと不都合はありますか?

A:「パートタイマーや契約社員等については別に定める」等の記載がないと、例えばパートさんから退職金を請求されて法律上で支払義務が発生したり(退職金の趣旨とは、そもそも習熟した熟練労働者の社外流出を防ぐ為に給与の一定部分を会社が預かり、長年の功労に報いる、もしくは給与の後払い的性格のものです。パートタイマーの雇用形態の考え方に合うかは会社独自の判断に寄ります)、労務管理上問題があります。別に定めるとしながら作成していないと、就業規則作成届け出義務違反になります。パートタイマー就業規則などを整備する必要があります。 しかし別のパート就業規則をもう一つ作成するのは大変な労力がいりますので、「次の条文はパートは除く」として最後にまとめて記載する方法もあります。

 

人事 (採用・試用期間・移動・休職・退職・定年・解雇)

Q:採用時の提出書類については「入社後に提出」とするのはなにか問題がありますか?

A:採用時に必要なものと、入社時に必要なものを分けておく必要があります。採用時には履歴書、成績証明書、資格証明書など、入社時には身元保証書や誓約書その他と分けておくと手続き漏れなどのトラブル防止になります。 また経歴詐称や資格詐称対策として、入社時までに必要書類提出を義務付ける事もポイントです。

 

Q:休職制度とは法律上、必ず盛り込むことが求められるのですか?

A:休職制度は実は法律で定められたものではありません。しかし従業員が病気をした時や、うつ病で強制的に休ませる必要がある時の為に定めておきましょう。ただし期間には注意が必要で「3か月〜6か月」程度にしておき、また休職期間については健康保険から傷病手当金を受給する為に無給と定めておいた方がよいでしょう。 またメンタル不全による休職が増加しており、まったく働けない日が数日おきに発生するような場合で、完全に業務を遂行出来なければ休職を命じる事が出来る条文や、短期の休職を繰り返す様なケースでは休職期間を通算出来るようにしておく必要があります。

 

Q:試用期間に関してアドバイスはありますか?

A:「労務管理で一番重要なのは採用」という位、採用は企業にとって労務管理上で重要です。もし問題社員を雇ってしまえば、いくらその後の労務管理を整備しても後手後手に回ってしまう事は否めません。試用期間には本採用と比較して、より広範囲に解雇の自由が認められています。これを「解雇権留保付き労働契約」といいますが、具体的に解約権を明示しておかないと通常の解雇と同じ扱いにされてしまう可能性があります。

「「勤務態度」「適性」等に会社が適格性がないと判断した場合、期間中でも解雇出来る」と入れておく事で、ミスマッチを防ぐ事が出来ます。 また試用期間を延長できると定めておく事もポイントです。

 

Q:「無断欠勤が続いた場合は解雇することができる」との表現は問題ありますか?

A:解雇扱いにし、従業員に請求されてしまった場合、30日分の解雇予告手当を支払わなければなりません。「無断欠勤が続いた場合、退職の意思があったとものとする事ができる」としておく事で、自己都合退職扱いとする事が出来ます。

 

 

勤務 (勤務時間・休憩・休日・時間外および休日勤務・休暇・出退勤)

Q:よくある雛型就業規則には「所定時間外の割増賃金は25%」となっていますが、問題はありますか?

A:法定時間外の割増賃金は25%(労基法改正により、大企業は60時間以上50%、中小企業は当分猶予)増しですが、所定労働時間7時間で、法定8時間までの1時間については通常の賃金の時間単価を支払えばよく、25%分は払う必要はありません。

 

Q:よくある雛型就業規則では「休日に労働させた場合、35%の割増賃金を支払う」とありますが?

A:法定休日(1週間に1日)に出勤させた場合は35%(大企業でも法定休日は50%の枠内に換算しない)ですが、その他の所定休日(例えば土曜日出勤)に出勤させた場合は25%でOKです。(大企業は60時間以上は50%、但し深夜残業が60時間以上に該当していた時間帯は75%増し、中小企業は当分猶予)

 

Q:時間外労働を会社の承認制にすれば、手続き外の部分を会社は残業と認めない事が出来ると聞いたのですが本当ですか?

A:適法です。時間外労働とは本来、会社の命令、もしくは従業員が必要と考え会社に必要性を認めてもらって行うべきものです。もし時間外を自由に取ることが出来れば、所定労働時間にわざと非効率に仕事をし、割増がつく時間外に多く仕事をする従業員が出てくる事が考えられます。事前申請、また突発的な業務や上司が外出し社内にいない場合など、一定の条件付きで事後申請が出来るようにしておく事も必要でしょう。 ただこの承認制は主に「ダラダラ残業」に有効な施策であり、必要な残業を承認していないケースの場合、労基署の是正勧告の対象にもなりますので注意が必要です。「どうしても職務上やむ追えない時間外労働」の対応をどうするか、が事業主様の関心の主な所だと思われます。「どうしてもやむ負えない時間外労働」についても就業規則において有効な対応策はあります。

 

Q:営業社員に「事業上外のみなし労働時間制」を導入しています。就業規則にも盛り込んでいますが、なにか問題がありますか?

A:営業社員の多い会社では導入されているケースを比較的よくお見受けする当制度ですが、この事業上外のみなし労働時間制については注意が必要です。IDカードで労働時間を把握し、営業日報で訪問先の報告をさせていたことから「労働時間を算定しがたい」にはあたらないとして残業代支払を命じたコミネコミュニケーションズ事件(H17.9.30東京地裁)、日程表や日報で労働時間を管理されていたとして審判された阪急トラベルサポート事件(平20.7.18東京地裁)、携帯電話を持たせ、日報で外勤中の行動の報告を義務付けていたとしてみなし労働時間制の適用を認めないとした光和商事事件(平14.7.19大阪地裁)など、あくまで会社が労働時間の把握が困難な場合のみの限定的なものです。

@何人かのグループで事業場外で従事する場合、管理者が含まれているA携帯で随時指示しているB事前に行き先を指示し、指示通りに業務をおこなう 等のケースがみなしに該当しないいとされています。(S63.1.1.基発1)しかし上記の様に近年の地裁判例のケースでは当通達よりもさらに厳しく判示する傾向が確認出来、注意が必要です。また労基法38条でも「通常所定労働時間を超えて労働する事が必要な場合、通常必要な時間分労働したとみなされる」とあり、実際、一日の労働時間が平均12時間とすれば、12時間とみなされます。(「阪急トラベルサポート事件」ではその後、みなし労働制適用を認める判示(東京地裁・平22・7・2)がなされましたが、一日平均11時間労働であった事から一日3時間の時間外労働とみなし、会社の残業代未払いを認定しています)  サービス残業対策としての有効性には慎重な検討が必要です。

 

 

服務規律

 

Q:服務規律と懲戒はどの程度作成すればよいか

A:具体的な事例を挙げて多く作成する必要があります。出来れば別規程にする方がベターです。服務規律に具体的に事例を挙げて整備しておかないと、いざ労働争議になった時、抽象的な服務規程では対応出来ません。日本の法律では、不良社員を懲戒処分にする場合、根拠となる具体的な条項を就業規則の服務規律に書いておかないと無効とされてしまいます(限定列挙)。後々のトラブルを防止する為に、より具体的なケースを限定列挙し、実際のトラブル事例を服務規律に都度盛り込み、バージョンアップする事が望まれます。

 

Q:服務規律の中でセクハラに対する事でアドバイスはありますか?

A:男女雇用機会均等法により、セクハラ防止の為の雇用管理上必要な配慮を事業主に義務付けており、使用者責任が問われます。服務規律のみでなく、懲戒規定の中に盛り込む必要があります。

 

Q:最近よく聞くパワハラに対しては?

A:服務規律の中にパワハラ防止規定を盛り込む方が必要です。パワハラ被害を受けた社員が労災認定を受けるケースが増加し、全国の労働局に寄せられた「いじめ、嫌がらせ」の相談件数は2007年度は2万8千件に上り、5年前の2.4倍になっています。事業主もセクハラ同様に民法における職場環境配慮義務や使用者責任を問われます。

 

Q:メンタルヘルス対策は就業規則に盛り込む必要は?

A:不況下では人員削減の為、社員一人あたりの仕事量が増え、メンタル不全が増加します。民事訴訟により労働者の心の健康問題に対する使用者責任が追及されたりするケースが増加傾向にあり、2002年の労働者健康状況調査によればメンタルヘルスに取り組んでいる事業所は23・5%でしたが、2004年の労働者健康福祉機構による調査で保健活動の課題としてメンタルヘルス対策が最も多くの企業(44.5%)で挙げられています。5年ごとに行われている労働者健康状況調査によると「仕事や職業生活に関する強い不安、悩み、ストレスがある」とした労働者の割合は徐々に増大し、2002年は60%を超えており、職場の人間関係が男女計で第1位になっています。(35.1%)。一説ではうつ病にかかる人の割合は5人に1人と言われ、決して珍しい病気ではありません。

大半の職場でチームワークの改善や、労働者への配慮、業務の分担など管理監督者の働きかけで軽減できるストレスが多くあります。(財)社会経済生産性本部の調査(2004)では管理監督者の活動に力を入れている企業では抑止効果を挙げているところが多いことが報告されています。 また外部の専門機関との提携も重要です。 メンタル不全者で多いうつ病は、抑うつ剤と同程度の治療効果を挙げる報告が近年なされている認知行動療法が有効です。平成22年4月以降、うつ病に対する認知行動療法の保険適用を国が認めています。しかし認知行動療法を扱える心療内科は、まだ少数である現実を踏まえ、企業としても同療法を扱える心理療法の専門家を見つけておく対策も必要だと思われます。

労務管理上、就業規則にメンタルヘルスに関する規定を盛り込むことは重要だと言えます。

 

賃金

Q:昇給は毎年〜月に行うとしていますが問題ありますか?

A:「昇給」としておくと降給が出来ません。「会社の業績が悪化した場合、降給する場合がある」とし、「昇給」ではなく「賃金改定」としておく方がよいでしょう